حقيبة الارشفة الالكترونية وحفظ الوثائق

مقدمة حقيبة تدريبية :

قبل التعرف على هذه الحقيبة التدريبية المقدمة من رؤية للحقائب التدريبية والموجة للتربويين بشكل عام لابد من التطرق الى نبذة مختصرة على ما تشملة هذه الحقيبة التدريبية من جانب نظرى مفيد

أهداف الحقيبة التدريبية:

• مقدمة عن الارشفة الالكترونية
• تعريف مفهوم الارشفة الالكترونية
• فوائد الارشفة الالكترونية

مقدمة عن الارشفة الالكترونية:

في حجم المؤسسات وما تحتوي عليه من مستندات ووثائق كثيرة في شتى المجالات ورغبة هذه المؤسسات في تنظيم بياناتها بطريقه آلية مما يوفر كثيراً من الوقت والجهد ويضمن لها الحفاظ على هذه البيانات.

وقد ظهرت الحاجة لوجود نظام متكامل يتولى القيام مع التزايد المستمر بجميع العمليات الخاصة بالتعامل مع البيانات آلياً مثل الأرشفة والفهرسة والتلخيص والبحث والاسترجاع.

لأن هنالك الكثير من السلبيات المصاحبة لعملية التعامل اليدوي مع البيانات المكتوبة مثل إضاعة الوقت والجهد حيث تظهر الإحصائيات أن مديري ورؤساء الشركات يهدرون حوالي 150 ساعة سنوياً في البحث عن الوثائق.

هذا إلى جانب النمو المتزايد في حجم الوثائق الورقية بنسبة عشرين بالمئة سنوياً بالإضافة إلى ذلك تعتبر عملية التعامل اليدوي مع البيانات عملية مكلفة حيث ينفق الكثير من الأموال على شراء الورق وأدوات الكتابة إلى جانب تكلفة صناعة الخزائن المحتوية على هذه الأوراق، إلى جانب أن  عملية التخزين اليدوي للبيانات على مخاطر كبيرة مثل التعرض للضياع أو التلف وعدم سرية البيانات الهامة.

مفهوم وأهداف وأهمية الأرشفة الإلكترونية

الأرشفة: كمفهوم عام هي عملية حفظ وتصنيف الوثائق (غالبا الأوراق) بطريقة يسهل الرجوع لها، وهي عملية ديناميكية متكاملة، حيث يعتمد مفهوم العمل الأرشيفي في البلدان المتقدمة على رعاية الوثائق من لحظة إنشائها في الإدارات ومتابعة هذه الوثائق حتى يتقرر مصيرها النهائي سواء بالحفظ الدائم أم بالإتلاف وتلتزم مراكز الأرشفة المتقدمة بالإشراف على الوثائق في مراحلها الثلاث (النشيطة، الوسيطة، والنهائية).

(الأرشفة الإلكترونية يطلق عليها كذلك الأرشفة الآلية) وهي إمكانية تصوير وحفظ وفهرسة الوثائق وتحويل بياناتها وفي ذات الوقت توفر للمستخدم طرق كثيرة لاسترجاعها والاطلاع عليها وتداولها إلكترونياً بسهولة. وهي عبارة عن عملية نقل وإدخال الملفات التقليدية إلى الوسائط المختلفة للحواسيب، بحيث يمكن تخزينها لفترات طويلة، مثل الشرائط الممغنطة أو الأقراص الضوئية، بحيث تستعمل كذلك كأداة مساندة إذا ما فقدت الملفات الأصلية من وسائط التخزين الورقية أو التقليدية.

فوائد الأرشفة الإلكترونية:

 للأرشفة الإلكترونية فوائد كثيرة نذكر منها:

1. تقديم أسرع الحلول من أجل اتخاذ القرار المناسب من قبل الإدارة العليا.
2. تمكين المؤسسة من الامتثال إلى القوانين
   والتشريعات الدولية.
3. حماية أعمال الموظفين ضمن نظام محدد وصلاحيات يوضع من قبل الإدارة.
4. تقديم التناسقية والتكاملية والاستمرارية والفعالية والإنتاجية في الخدمات.
5. إنتاج معلومات قيمة وتفاعلية من شأنها تعطي مرجعات لتحسين عملية الإدارة في المؤسسة.
6. تجنب عملية الاحتفاظ وفوضى السجلات العابرة.
7. تمكين إدارة السجلات كأصل ومصدر للمعلومات.

                                                          

أهم المحتويات الفنية للحقيبة التدريبية: -

• مفهوم واهمية اعداد المراسلات و حفظ الملفات.

• انواع المحفوظات واهميتها

• طرق الارشفة والمراجعة الالكترونية.

• الطرق الحديثه في الارشفه وحفظ الوثائق والملفات الكترونيا.

• المواصفات العامة لبرنامج الارشفة الالكترونية

• خيارات النظام

• تخزين الوثائق

• خيارات الوثائق

• تأمين الوثائق

• خيارات البحث والفهرسة

• المسح الضوئى

• الامن والسرية والتحكم

• مميزات الارشفة الالكترونية

مدة الحقيبة التدريبية: -

اربعة ايام.

عدد الساعات الحقيبه التدريبية : -

16 ساعة.

عدد جلسات الحقيبه التدريبية: -

8 جلسات تدريبية.

فيديو توضيحى للحقيبة التدريبية: -