الأرشفة الإلكترونية وتصنيف الوثائق

 أهم خداماتنا فى مجالات الحقائب التدريبية :

حقائب تدريبية , حقائب تدريبية تعليمية , حقائب تدريبية اسرية , حقائب تدريبية تربوية , حقائب تدريبية عن تطوير الذات

حقائب تدريبية وزارية , حقيبة تدريبية جاهزة للحاسب الآلي , الحقائب التدريبية الإلكترونية

حقيبة تدريب المعلمين , حقائب تدريبية خاصة بمجال الاطفال , حقائب  تدريبية عن الموارد بشرية , حقائب تدريبية للمعلمين

حقائب تدريبية تسويق ومبيعات , حقائب تدريبية عن الادارة , حقائب تدريبية عن القيادة , حقائب تدريبية للإداريين

حقائب علاقات عامة , حقائب تدريبية للمشرفين التربويين

مقدمة :

المعرفة بالأرشفة وتنظيم وتصنيف الوثائق:

الأرشفة: كمفهوم عام هي عملية حفظ وتصنيف الوثائق (غالباً الأوراق) بطريقة يسهل الرجوع لها، وهي عملية ديناميكية متكاملة، حيث يعتمد مفهوم العمل الأرشيفي في البلدان المتقدمة على رعاية الوثائق من لحظة إنشائها في الإدارات ومتابعة هذه الوثائق حتى يتقرر مصيرها النهائي سواء بالحفظ الدائم أم بالإتلاف وتلتزم مراكز الأرشفة المتقدمة بالإشراف على الوثائق في مراحلها الثلاث (النشيطة، الوسيطة، والنهائية).

(الأرشفة الإلكترونية يطلق عليها كذلك الأرشفة الآلية): وهي إمكانية تصوير وحفظ وفهرسة الوثائق وتحويل بياناتها وفي ذات الوقت توفر للمستخدم طرق كثيرة لاسترجاعها والاطلاع عليها وتداولها إلكترونياً بسهولة. وهي عبارة عن عملية نقل وإدخال الملفات التقليدية إلى الوسائط المختلفة للحواسيب، بحيث يمكن تخزينها لفترات طويلة، مثل الشرائط الممغنطة أو الأقراص الضوئية، بحيث تستعمل كذلك كأداة مساندة إذا ما فقدت الملفات الأصلية من وسائط التخزين الورقية أو التقليدية. أو يمكن القول أنها: مسح الوثائق ومعالجتها وتخزينها في وسائط إلكترونية وربط هذه الوسائط بقاعدة بيانات الفهرس، بما يسمح بالنفاذ مباشرة من الفهرس إلى صورة الوثيقة مباشرة. (زكريا موسي )

 أهداف وأنواع الأرشفة الإلكترونية:

• توفير المساحات المكتبية المستهلكة لتخزين الملفات الورقية .
• تطبيق منهجية الحكومة الإلكترونية .
• تبادل الوثائق إلكترونية .
• سهولة استرجاع الوثائق المطلوبة وذلك باستخدام طرق مختلفة للبحث .
• توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الأصول لأي تلف نتيجة لأي عوامل طبيعية
  أو بشرية مثل الحرائق، السرقة، ضياع مستندات، أو التلف لعوامل جوية أو غيرها .
• سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسة .
• إمكانية البحث في محتوى الوثائق إما عبر التكشيف أو استخدام تقنيات OCR .
• زيادة فعالية صلاحيات الإطلاع على الوثائق .
• إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت.
• تعشيب الملفات و إزالة الوثائق المتكررة والغير ضرورية .

أنواع الأرشيف الإلكتروني:

1. الأرشيف المنتج إلكترونياً من الأصل المحدث عبر المنظومات والتجهيزات:

أي التسجيلات الإلكترونية والتطبيقات المنشئة بالحاسوب بمختلف أشكالها

doc / xls / xml)/... etc  (وهذه الوثائق الإلكترونية هي الأخرى حدد لها طرق معالجة إلكترونية من حفظ وبحث واسترجاع كغيرها من الوثائق.

1. الأرشيف الورقي المحوّل إلى رقمي:

وهي الوثائق الورقية التي تم تصويرها عبر الماسح الضوئي، وهذا يتعلق بالوثائق ذات القيمة الإستراتجية التي وجب حفظها للمدی الطويل.

للمزيد يمكنكم طلب حقيبة المساعد الإداري من شركة رؤية للحقائب التدريبية

حقيبة تدريبية - حقائب تدريبية – حقائب تدريبيه - للحقائب التدريبية - حقائب تدريبية للمعلمين - حقائب تدريبية للمشرفين والمدربين  حقيبة تدريبية متميزة - حقيبة تدريبية متكاملة - حقيبة تدريبيه الحقيبة التدريبية -حقائب تدريبية - حقائب تدريبيه - حقائب تعليمية - دورات تدريبية - ورش عمل - حقيبة تدريبية جاهزة - إعداد الحقائب التدريبية - إعداد حقائب - حقائب تأهيلية - شراء حقيبة تدريبية - حجز حقيبة تدريبية - حقائب تدريبية مجانيه - حقيبة تدريبية جاهزه بوربوينت - حقائب تدريبية للمعلمين - عروض تقديمية - نماذج حقائب تدريبية جاهزه