كتابة واعداد التقارير

كتابة التقرير هي أمرٌ سهلٌ ممتع، شريطة أن يلتزم بالمعايير المتعارَف عليها، والتقرير يحتاج إليه كل موظف مهما علا منصبه، فيحتاج أن يكتب التقرير على سبيل المثال: الوزير، والوكيل، والسفير، والرئيس التنفيذي، خاصةً إذا كانت طبيعته سرية. وعليه فإن معرفة ما ورد في هذا المقال يساعد المسؤول على أن يكتب تقريرًا يليق بسمعته وبالموضوع الذي يكتب عنه.

أصبح المدراء فى حاجة إلى وسيلة لإجراء متابعة ورقابة نواحى التنفيذ فى العمل، فعندما تتلقى الإدارة العليا المعلومات من أسفل التنظيم، نستطيع أن نقارن النتائج وتصدر القرارات المناسبة ويتحقق التنسيق إذا ما توافرت لدى المدير المعلومات والبيانات عن الأعمال التى يديرها.

  ووسيلة الإدارة في المتابعة والرقابة وتحقيق التنسيق بين الوحدات المختلفة هي التقارير، والتقرير عبارة عن عرضٍ رسمى للحقائق أو بحثٍ لموضوعٍ معين، وهو كذلك محاولة لترجمة الملاحظة للواقع المادى في عباراتٍ مكتوبة.

أما مفهوم التقرير:

فالتقرير هو:

• أداة أو وسيلة لعرض الحقائق والآراء والاتجاهات وتحليلها واستخلاص النتائج والتوصيات المختلفة لعلاج موضوع أو مشكلة معينة.

• عرض كتابي أو شفهي للحقائق والبيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة، وقد يمتد هذا العرض إلى التحليل واستخلاص النتائج، ومن ثم التوصل إلى توصيات ومقترحات تتعلق بالموضوع الذي تم عرضة وتحليله، أو إلى حل مشكلةٍ ما.

• وسيلة من وسائل الاتصال الفعال في منشآت الأعمال بين المستويات الإدارية المختلفة، وبين وحدات النشاط كل في مجال اختصاصه.

ومفهوم المراسلة:

الرسالة في معناها العام عبارة عن وحدة معلومات. كما أنها الوعاء الذي يوفر المعلومات. ويمكن أن تكون هي بحد ذاتها هذه المعلومات. لذلك فإن معناها يتوقف على السياق الذي تستخدم فيه، فقد ينطبق على المعلومات وشكلها على حد سواء. أما البلاغ  فهو تقرير موجز أو بيان صدر عن وكالة عامة.

و مفهوم الرسالة الإدارية:

هي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية، يكون أحد طرفى الاتصال الكتابي جهة إدارية على الأقل.

هناك بعض المواصفات التي يجب أن تتوافر في التقرير حتى يمكن اعتباره تقريرًا جيدًا، كما أنها تستخدم أيضًا كمعايير للحكم على جودة وكفاءة ومهارة مُعدِّهِ، وتتلخص هذه المواصفات فيما يلي:

1. البعد الزماني: الفترة التي يغطيها التقرير ووقت عرض التقرير، فكلما قرب وقت العرض من نهاية فترة التغطية، عظمت فائدة التقرير لإمكانية الانتفاع به عند التخطيط للمرحلة المستقبلية.

2. الشمولية والارتباط بالموضوع: ويقصد بالشمولية أن يغطي التقرير كافة جوانب الموضوع، ويجيب على كل التساؤلات المحتملة للقارئ، وذلك توفيرًا لوقت القارئ ومُعدّ التقرير.

3. الدقة وصحة البيانات: تعتبر دقة وصحة البيانات التي يتضمنها التقرير عاملًا أساسيًا في الحكم على مدى جودته، ويتطلب ذلك من مُعدّ التقرير التأكد من المعلومات التي يعرضها، والإشارة أحيانًا إلى مصدرها، وذلك حتى يكسب ثقة القارئ ويوفر له إمكانية الاعتماد على التقرير في اتخاذ قرارٍ معين.

4. مناسبة الحجم: يجب إلا يكون أصغر أو أكبر من اللازم، ويتوقف حجم التقرير على عدة عوامل منها

        الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير.

        المستوى الإداري الذي يُرفع له.

         الموضوع الذي يتحدث عن التقرير.

        شعور مُعدّ أو مُعدِّي التقرير بمدى الحاجة إلى الإسهاب أو الاختصار.

وهناك اعتقاد خاطئ يسود بين البعض، بأنه كلما كان التقرير كبيرًا وزادت عدد صفحاته، أعطى ذلك إحساسًا
بالأهمية وعكَس الجهد المبذول في إعداده، والعبرة هنا بالفائدة التي يحصل عليها القارئ ومدى إشباع التقرير
لحاجته من المعلومات.

لماذا نكتب التقارير والأبحاث:

• لأننا نريد نقل معلوماتٍ ما إلى آخرين في الوقت الحالي أو في المستقبل أو كلاهما. الموظف يكتب تقريرًا لمديره ليُطلعه على تطور العمل أو الأنشطة الأسبوعية أو الشهرية.
• يقوم الموظف بكتابة تقرير بدلًا من أن يخبر رئيسه شفهيًا، التقارير الشفهية تستخدم كثيرًا ولكنها لا تغني عن التقارير المكتوبة في كثيرٍ من الأحيان.
• هناك الكثير من المميزات في التقارير المكتوبة التي تجعلها وسيلة الاتصال المناسبة في كثير من الأحيان مثل:

• التقرير المكتوب يمكن توزيعه على أكثر من شخص ليقرؤوه، وبالتالي نتمكن من نقل المعلومة لمجموعة من الأشخاص الذين قد يكونون متواجدين في أماكن مختلفة، بل وقد يكون توقيت عملهم مختلفًا.

• التقرير المكتوب يمكن قراءته في أي وقت، وبالتالي يمكن لمشرف الوردية الأولى كتابة تقرير في الصباح، ثم يقرؤه مشرف الوردية الثالثة في الليل.
• التقرير المكتوب يمكن الرجوع إليه في أي وقت بمعنى أن المدير قد يقرؤه مرةً ثم بعد ساعة يحتاج لاسترجاع معلومةٍ ما، فيرجع إلى التقرير.

التقرير المكتوب يحفظ المعلومة للمستقبل بعكس التقارير الشفهية، وبالتالي فهو يساعدنا على تذكر أو معرفة أحداث حدثت في الماضي وما تم فيها

للمزيد من القصص المؤثرة والانشطة التدريبية والمقالات العلمية والحقائب التدريبية يمكنكم الضغط هنا