التعامل مع الاخرين

  تتكون المنظمات من أناس عديدين، وكل هؤلاء الناس مشغولون باستمرار في استقبال معلومات، وتوجيهات، وأوامر، وخطابات، وتقارير، ومذكرات، وهم أيضًا مشغولون بإرسال غيرها لآخرين، سواء داخل المنظمة أو غيرها أي أنهم مشغولين بالاتصال.

    وهؤلاء الناس يتعاملون مع تفصيلات دقيقة عن وظائفهم أكثر مما يتعاملون مع الاتصالات نفسها. وبالتالي فإن الاتصالات هي الوسيلة لتحريك المعلومات الخاصة بوظائفهم أي أن الناس يستخدمون الاتصالات كوسيلة لتحريك المعلومات الخاصة بوظائفهم أي أن الناس يستخدمون الاتصالات كوسيلة لتحقيق أهداف معينة في العمل الذي يؤدونه، ولا يستخدمونها كغاية أو هدف نهائي.

هل حدث لك هذا؟

   قد تلتقي بشخص معين وتشعر بعد أن تتركه أن الأمور لم تسر معه على النحو الذي كنت توده وتسال نفسك «ماذا فعلت لكي ينقلب هذا الرجل ضدي؟» أو «ماذا كان بوسعي أن أقوله كي أجعله أكثر ودًّا معي وأكثر تقبلًا لأفكاري؟». والغريب حقًّا أن ما يمكن أن يكون أنسب إجابة على ذلك هي «لا شيء».

   إنك  قد فشلت ليس بسبب شيء فاتك أن تقوله أو عجزت عن قوله، ولكن بسبب أنك  قد فشلت في الإنصات بطريقة مناسبة.

مفهوم الاتصال:

إن الاتصال يعني تبادل الأفكار والآراء والمعتقدات والعادات والتقاليد فيما بين فردين أو أكثر عن طريق رسائل شفوية أو خطية أو اعتمادًا على إشارات رمزية لها دلالاتها التي يدركها المرسل والمستقبل معًا.

وتعرف الجمعية الأمريكية للتدريب الاتصالات التنظيمية بأنها " عملية تبادل الأفكار والمعلومات من أجل إيجاد فهم مشترك وثقة بين العناصر الإنسانية في المنظمة

الإتصال هو العملية التي من خلالها نفهم الآخرين ويفهموننا

أهمية الاتصال بالنسبة للمنظمات:

• يمكن تشبيه الاتصالات داخل المنظمات بالدم الذي يجري في عروق الإنسان، يحمل الغذاء إلى كافة أنحاء الجسم وبالمثل .
• لا يمكن تسيير أمور المنظمات، ولا يمكن للمديرين أن يؤدوا أعمالهم ما لم يكن هناك أنظمة اتصالات جيدة داخل المنظمة، وما لم يكن لديهم المهارات الفردية اللازمة للاتصال الفعال بغيرهم.

أهمية الاتصال بالنسبة للمدير:

    إن كبيرًا من وقت المديرين ينفق في الاتصالات، فقد توصلت إحدى الدراسات الحديثة إلى أن المدير ينفق 78% من وقته في الاتصالات.

الاتصالات تساعد في القيام بالآتي:

• تحديد الأهداف الواجب تنفيذها.
• تعريف المشاكل وسبل علاجها.
• تقييم الأداء وإنتاجية العمل.
• التنسيق بين المهام والوحدات المختلفة.
• تحديد معايير ومؤشرات الأداء.
• إلقاء الأوامر والتعليمات.
• توجيه العاملين ونصحهم وإرشادهم.
• التأثير في الآخرين وقيادتهم.

كفاءة الاتصال:

تتميز الاتصالات ذات الكفاءة العالية بالخصائص التالية بصفة عامة:

1-السرعة Speed:

هناك بعدٌ آخر للسرعة وهو وصول المعلومات في الوقت المناسب، حيث تفقد المعلومات قيمتها إن لم تنقل أو تصل في وقت اتخاذ القرار أو التصرف.

2-الارتداد Feedback:

معلومات مرتدة تساعد على رد الفعل السليم وإتمام عمليات الاتصال بنجاح.

3-التسجيل Record:

ويفيد هذا في إمكانية الرجوع إليها لمتابعة التقدم في إنجاز الموضوعات محل الاتصال.

4-الكثافة Intensity:

الأمر الذي يمكن أن نستخدمه في عرض المعلومات المقعدة مثل المعلومات غير السارة، وبصفة عامة: كلما قدَّمت وسيلةُ الاتصال معلوماتٍ كثيفةً كان ذلك أفضل.

5-الرسمية Formality

6-التكلفة Cost:

بصفة عامة: كلما كانت وسيلة الاتصال غير مكلفة كان ذلك أفضل.

معوقات الاتصال:

-معوقات في الراسل:

يقع المرسِل في عدة أخطاء عند اعتزامه الاتصال بالآخرين، وهذه الأخطاء تنحصر في عدم التبصر بالعوامل الفردية أو النفسية التي تعمل بداخله والتي يمكنها أن تؤثر في شكل وحجم الأفكار والمعلومات التي يود أن ينقلها المرسِل إلى المُرسَل إليه.

2- معوقات في الرسالة:

تتعرض الرسالة أثناء وضعها في رسالة لبعض المؤثرات التي تغير من أو تسيء إلى طبيعة وشكل وحجم ومعنى المعلومات والأفكار.

3-معوقات في وسيلة الاتصال:

إن عدم مناسبة وسيلة الاتصال لمحتوى الرسالة ولطبيعة الشخص المرسَل إليه تسبب في كثير من الأحيان فشلَ الاتصال، وعليه: يجب أن يقوم المرسِل بانتقاء وسيلة الاتصال الشفوية أو المكتوبة المناسبة؛ وذلك حتى يزيد من فعالية الاتصال.

4-معوقات في المستقبل:

يقع المستقبل أو المرسل إليه في أخطاء عند استقباله للمعلومات التي يرسلها المرسِل وتتشابه الأخطاء التي يقع فيها المستقبل مع تلك الأخطاء التي يقع فيها المرسِل.

5-معوقات في بيئة الاتصال:

يقع أطراف الاتصال في أخطاء عديدة عندما يتغافلون تأثير البيئة المحيطة بهم، والمحيطة بعملية الاتصال. وعدم الأخذ بعناصر البيئة وتأثيرها على الاتصال يجعل هذا الاتصال إما غيرَ كامل أو مشوشًا.

لمعرفة المزيد عن حقيبة التعامل مع الآخرين يمكنكم الضغط هنا