كتابة التقرير هي أمر سهل ممتع شريطة أن يلتزم معده بالمعايير المتعارف عليها ، والتقرير يحتاج إليه كل موظف مهما علا منصبه فيحتاج أن يكتب التقرير على سبيل المثال: الوزير، والوكيل، والسفير، والرئيس التنفيذي، خاصة إذا كانت طبيعته سرية. وعليه في معرفة ما ورد في هذا المقال يساعد المسؤول على أن يكتب تقريرا يليق بسمعته وبالموضوع الذي يكتب عنه.
أصبح المدراء فى حاجة إلى وسيلة لإجراء متابعة ورقابة نواحى التنفيذ فى العمل ، فعندما تتلقى الإدارة العليا المعلومات من أسفل التنظيم ، نستطيع أن نقارن النتائج وتصدر القرارات المناسبة ويتحقق التنسيق إذا ما توافرت لدى المدير المعلومات والبيانات عن الأعمال التى يديرها
ووسيلة الإدارة فى المتابعة والرقابة وتحقيق التنسيق بين الوحدات المختلفة هى التقارير ،والتقرير عبارة عن عرض رسمى للحقائق أو بحث لموضوع معين ، وهو كذلك محاولة لترجمة الملاحظة للواقع المادى فى عبارات مكتوبة .
فن إعداد التقارير:
إتسم العقدان الأخيران بسرعة وعمق المتغيرات العالمية التي تعمل في ظلها المنظمات والمؤسسات على اختلاف نوعياتها، الأمر الذي لم تعد تصلح معه نظم وأساليب التخطيط التقليدية المبنية على التنبؤ والخبرة بناءً على تحليل الأحداث التاريخية، فهذه الآليات غير قادرة على مواجهة تحديات المستقبل والتكيف مع المتغيرات العالمية المتلاحقة، هذا بالإضافة إلى إنخفاض الأهمية النسبية للمعايير الداخلية التي وضعتها المنظمة لنفسها، مقارنة بتلك المعايير الخارجية التي فرضهتا وحددتها أفضل المنظمات الإستراتيجية العالمية، فحين يضل الإنسان طريقه ويريد أن يصل إلى هدفه لابد له من خريطة توضح له معالم المكان الموجود فيه، ومن ثم يحتاج إلى بوصلة تحدد له الإتجاهات فبدون بوصلة أو هادٍ يبين له الوجهة لن يستطيع أن يفك طلاسم الخريطة وسيصبح وجودها كالعدم.
وتأتي الإدارة الإستراتيجية لتكون البوصلة التى توجه المنظمة وتحدد لها الإتجاه الصحيح الذي يجب أن تسير فيه، حيث تعرّف الإدارة الإستراتيجية بأنها جهد منظم للوصول إلى قرارات و نظم وخطط إستراتيجية للحصول على النتائج الربحية المطلوبة وتحقيق هدف المنظمة في إشباع إحتياجات الفئة المستهدفة من العملاء.
التقرير هو:
أداة أو وسيلة لعرض الحقائق و الآراء و الاتجاهات و تحليلها واستخلاص النتائج و التوصيات المختلفة لعلاج موضوع أو مشكلة معينة.
عرض كتابي أو شفهي للحقائق والبيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة، وقد يمتد هذا العرض إلى التحليل واستخلاص النتائج ومن ثم التوصل إلى توصيات ومقترحات تتعلق بالموضوع الذي تم عرضة وتحليله، أو إلى حل مشكلة ما.
وسيلة من وسائل الاتصال الفعال في منشات الأعمال بين المستويات الإدارية، المختلفة، وبين وحدات النشاط كل في مجال اختصاصه.
مفهوم المراسلة :
الرسالة في معناها العام عبارة عن وحدة معلومات. كما أنها الوعاء الذي يوفر المعلومات. ويمكن ان تكون هي بحد ذاتها هذه المعلومات. لذلك فإن معناها يتوقف على السياق الذي تستخدم فيه، فقد ينطبق على المعلومات وشكلها على حد سواء. أما البلاغ فهو تقرير موجز أو بيان صدر عن وكالة عامة.
إن الرسالة هى أولى وسائل الاتصال بين الناس عن بعد , تلبية لحاجاتهم العلمية أوالنفسية أو الفكرية .
التقرير وسيلة اتصال فعال:
الهدف الأساسي من كتابة التقارير بالدرجة الأولى هي نقل المعلومات، و يمكن أن تحقق التقارير بجانب ذلك مجموعة من الأهداف نوجزها فيما يلي:
•معاونه الإدارة في أداء وظائفها المختلفة.
•التوثيق والتسجيل.
•تبادل المعلومات.
•معلومات مرجعية.
التقارير وسيله اتصالية عن طريقها يتلقى المديرون المعلومات التي يعتمدون عليها في رسم السياسات، ووضع الخطط واختيار أسلوب العمل المناسب داخل مؤسساتهم، كما تستخدم التقارير لإعلام المديرين بتكاليف الإنتاج، ومشكلاته، ومستوى الأداء في مختلف الأعمال في المنشاه.
أنـــواع التقـــارير :
تصنف التقارير على ضوء العوامل الآتية:
الموضوع: مالية/ محاسبية/ إدارية/ تسويقية.
تقارير تقدم العمل.
سلطة التكليف: بناءاً على تكليف رسمي من سلطة أعلى لإنجاز مهمة محددة.
تقارير رسمية: وفق إجراءات معينة لا يجوز تجاوزها.
تقارير غير رسمية عادة ما تتم داخل الإدارة الواحدة.
الحجم: من حيث الطول والقصر.
الفترة الزمنية التي يغطيها: تقارير دورية، طارئة، … الخ.
الجهة الموجه لها التقرير: داخلي، خارجي.
هيئة وشكل التقرير: شفوي أو مكتوب.
الغرض: تنسيق إعطاء معلومات، … الخ.
دورة التقرير: رأسية، أفقية، متعددة الاتجاهات.
المستويات: دولية، وطنية، قطاعي، الوحدة.
فوائد استعمال التقارير :
هناك العديد من الفوائد الرئيسة التي تحققها المؤسسات جرا استعمالها للتقارير منها:
إجراء تغيير في الإجراءات والسياسات، فلسفه المؤسسة. حيث أن معظم التغيرات هي نتيجة اقتراحات قدمت في تقرير معين.
التبوء بالحاجات: حيث أن هناك تقارير تشير إلى وجود حاجات معينة يجب توفيرها للمنظمة. مثل الحاجة إلى زيادة عدد العاملين في إدارة معينة، أو الحاجة إلى زيادة عدد العاملين في إدارة معينه، أو الحاجة إلى تطوير إجراءات السلامة الصناعية داخل المؤسسة .
مقارنة الانجاز بمعايير الأداء: وهذا يعني استعمال التقارير في الرقابة وخاصة فى رقابة التكاليف.
تخفيض التكاليف: المفروض أن تشير التقارير إلى ضرورة تخفيض التكاليف في المؤسسة أو تشير إلى الوافرات الممكن تحقيقها نتيجة تطبيق التوصيات والمتقرحات التي تضمنها التقرير.
لمعرفة المزيد عن اعداد التقارير تجدونه داخل الحقيبة التدريبية حقيبة اعداد التقارير المقدمة من شركة رؤية للحقائب التدريبية لرؤية تفاصيل الحقيبة يمكنكم الضغط هنا
وللمزيد من المقالات التدريبية المهمة والقصص التربوية المشوقة يمكنكم الضغط هنا
0 التعليقات:
إرسال تعليق