تحتلّ الإدارة العلمية لشؤون المشتريات والمخازن مكاناً بارزاً في الإدارة الحديثة للأعمال، وقد كشفت الدراسات الداعية عن أن أكثر من نصف الدخل المحقق من المبيعات في الشركات الصناعية يذهب عادة في سبيل تامين الاحتياجات، من المواد والمعدات ومستلزمات التشغيل، كما أثبتت أن كفاءة الإنتاج ومن ثم كفاءة التسويق، تعتمد اعتماداً شديداً على الإدارة السلمية لشؤون المواد وخاصة في جوانب الشراء والتخزين، واستعدادا لذلك.
بغض النظر عن حجم المؤسسة و طبيعة نشاطها, فإننا لا يمكن تصور قيام أي نشاط اقتصادي في المؤسسة دون أن تكون هناك عمليات تموين مسبقة اختلاف المواد و مستلزمات الإنتاج الضرورية, بهدف تنفيذ برنامجها المخطط و إتمامه بالشكل السليم, وهذا يتطلب وضع سياسة تموينية محكمة من أجل ضمان تموين الوحدات الإنتاجية بشكل منتظم و مستمر, لأن أي انقطاع أو تأخر في التموين سيؤثر على العملية الإنتاجية و بالتالي على الحالة المالية للمؤسسة.
حيث تعتبر ادارة المشتريات هى المسؤول على تلبية احتياجات الإنتاج و في بعض المؤسسات يغطي نشاط الشراء و مسؤولية تسيير المخزونات للمواد الأولية و البضائع, و يمكن تجميعها في مصلحة مشتركة, المهم هو التصدير الجيد للمسؤوليات لكل واحدة و تحديد التناسق اللازم بينهما.
و تزداد مكانة ادارة المشتريات إذا ما علمنا أن أغلب مصادر التموين خارجية وهذا يتطلب سيولة مالية كبيرة و هذا ما تعاني منه المؤسسة. لهذا يجب وضع خطة استراتيجية قصيرة و متوسطة المدى في كيفيات التموين والشراء , هذا إذا علمنا أن حصة المشتريات تمثل نسبة كبيرة و مهمة من إجمالي التكاليف التي تتحملها المؤسسة.
إن الشراء يلعب دورا هاما و أساسيا في عمليات تموين المؤسسة, و عنصراً مؤثرا في بقية وظائفها الأخرى وهذا بتوفيره كل ما تحتاجه وحداتها الإنتاجية من مواد و مستلزمات الإنتاج المختلفة و هذا بالكمية المناسبة و في الوقت المناسب و بالنوعية و السعر المناسبين, و بالتالي تحقيق الكناية الملائمة لنشاط المؤسسة.
كما أن هذه المواد المشتراة تكون موجهة أخيرا للمخازن إلى حين استعمالها.
فادارة المشتريات من الأنشطة والعمليات التي تُمارسها إدارة المنظمة في وحداتها وأقسامها لغايات تحقيق الربح، سواءً كانت السلع ملموسةً أو غير ملموسةٍ، كما يمكن وصفها بأنّها تلك الإدارة المتكاملة التي تتولى مسؤولية التخطيط لغايات الحصول على متطلبات المنظمة واحتياجاتها من مختلف الأصناف، ليصار إلى تخزينها وفرض الرقابة عليها، واستخدامها بما يتماشى مع أهداف المنشأة، ويجب أن يكون ذلك باستغلال الموارد المتاحة بالطرق المُثلى.
تعرف وظيفة الشراء على أنها:" الوظيفة المسؤولة عن دورة المواد من الوقت الذي يطلب فيه صنف ما إلى الوقت الذي يتم فيه تسليمه إلى الجهة التي تستعمله".
و يتضمن هذا التعريف مسؤولية اختيار مورد و التفاوض معه حول السعر, و التأكد من الجودة, وضمان التسليم, كما يمكن أن يتضمن أيضاً مسؤولية مباشرة أو غير مباشرة عن النقل و الاستلام والتفتيش و الرقابة على المخزون السلعي.
وظيفة الشراء:
ويمكن تقديم شامل عن وظيفة الشراء:" وهي الوظيفة المسؤولة عن تخطيط و تنظيم إنجاز الأعمال والمهام و الأنشطة التي تستهدف توفير جميع المواد سواء كانت هذه المواد أولية أو مصنعة أو نصف مصنعة, أو آلات و معدات و ماكنات و إنتاج و لوازم تشغيل و غيرها من المصادر المناسبة وبالكمية التي تغطي حاجة جميع الأقسام و الإدارات التابعة للمنشأة, و بالنوعية المحددة و حسب المواصفات المطلوبة و بالسعر المناسب و في الوقت الملائم و المكان الملائم.
أهمية وظيفة الشراء:-
تتميز بعض المواد بالندرة و حدة المنافسة بين المؤسسات لتأمين تدفقها وذلك لاستمرار عملية الإنتاج, و لذا أصبح الاهتمام بإدارة الشراء لضمان عدم توقف الإنتاج.
كما تبرز أهمية وظيفة الشراء من خلال حجم الإنفاق الكبير عند شراء المواد, حيث أن وظيفة الشراء و هي تمارس مسؤولياتها تضع نصب عينيها محاولة تخفيض النفقات حتى تستطيع المنافسة على أساس السعر و بالتالي تضمن المحافظة على حصتها السوقية و المحاولة على زيادتها إن أمكن, و يمكن أن يظهر تأثير تكاليف المواد المشتراة على المنافسة في الشركات التي تكون فيها نسبة تكاليف شراء المواد تتجاوز %50 من إجمالي النفقات الكلية, و هذا بالإضافة إلى أن الشراء بكميات كبيرة يمكن وظيفة الشراء من الاستفادة من خصم الكمية, هذا بالإضافة إلى أن الشراء بكميات كبيرة يمكن وظيفة الشراء من الاستفادة من خصم الكمية. و عليه فالمؤسسة قد تحسن وضعها التنافسي بالسوق من خلال تخفيض الأسعار للمواد الأولية.
أهداف وظيفة الشراء:-
يمكن تلخيص أهم أهداف الشراء فيما يلي:
استمرارية العمل: إن المحافظة على مستوى مناسب من كميات المشتريات و ضمان تدفق هذه المواد بالترتيب و التوقيت المناسب يضمن للمؤسسة انتظام العمل وعدم توقفه بما يساعد على استمرارية المؤسسة.
تعزيز المركز التنافسي للمؤسسة: ويتم ذلك من خلال تحقيق عدة مزايا منها الحصول على مواد ذات جودة مناسبة لإنتاج سلع بجودة مناسبة أيضاً, و بيع هذه السلع بالسعر المناسب, و إنتاج كميات من السلع تغطي حاجة السوق من السلع بشكل مناسب, و حسن المعاملة مع الموردين والمسوقين...إلخ.
الشراء بكميات مناسبة: بمعنى أن تكون متوافقة مع احتياجات المؤسسة بحيث لا تزيد هذه الكمية عن الحاجة مما يؤدي إلى تجميد الأموال ولا تقل عما هو مطلوب بحيث يؤدي إلى توقف العمل.
مهارات التفاوض والمفاضلة بين الموردين:
مهاره التفاوض كمشترى أو بائع
ليزدهر مشروعك الصغير أنت فى حاجه للشراء من مورد إحتياجات المشروع , و للبيع إلى العملاء لتحقق هامش الربح المناسب ليستمر و ينمو مشروعك. مع ذلك قد لا يكون ذلك ممكنا فى كل مره تشترى أو تبيع, عليك أن تفاوض على السعر مع المورد أو العميل لتحقق هذا المكسب. الإرشادات التاليه قد تساعدك فى التفاوض على السعر الذى يناسبك .
للمزيد من القصص المؤثرة والانشطة التدريبية والمقالات العلمية والحقائب التدريبية يمكنكم الضغط هنا
0 التعليقات:
إرسال تعليق