ادارة الاجتماعات

الاجتماعات هي جميع أشكال اللقاءات التي تتم بين الأفراد لتبادل الأفكار والآراء والمعلومات وتحقيق التفاهم بين المجموعة، وتعتبر الاجتماعات بكافة أشكالها أداه اتصال فعالة تستعين بها الإدارة في حل مشكلات العمل أو الحصول على البيانات والمعلومات لاتخاذ القرارات ورسم الخطط ، وتبادل وجهات النظر ومناقشتها مع العاملين أو مع فئات جمهور المتعاملين مع المنشأة والهيئات الخارجية .

والاجتماعات وسيلة هامة من وسائل التنسيق ، وهى بذلك تساعد على تحقيق أهداف المنشأة وأهداف الإدارات المختلفة فيها لأنها تحقق وحده الفكر والفهم لأهداف المنشأة وخططها وسياساتها كما تساعد أيضا على اتخاذ قرارات سليمة خاصة في المشاكل المعقدة التي تتطلب تبادل الخبرات وذلك لما تتيحه من المشاركة ، وعدم الاعتماد على التخمين في حل المشاكل ، وتصور العوامل التي تؤثر فيها فضلا عما تسهم فيه في تحقيق التعاون ورفع الروح المعنوية ، وتنمية العلاقات الإنسانية في المنشأة وتحقيق المزيد من الترابط والفهم المشترك والتعاون بين المنشأة وجماهيرها الخارجية ، فالتفكير الجماعي يزيد من القدرة على العمل الجماعي ، كما أنه يسهل أن يتقبل الأفراد القرارات التي ساهموا في اتخاذها في الاجتماع ، وترتفع روحهم المعنوية حيث يشعر كل منهم بالاعتراف بجهوده في الوصول إلى القرار أو إلى حل مشكلة معينه .

ولكي يحقق الاجتماع أهدافه يجب أن يخطط له بحيث يحدد الغرض منه ، فلا يطلب من العضو التوجه إلى اجتماع دون أن يعرف الغرض منه ، كما يجب أن تحدد موضوعات المناقشة في الاجتماع والأعضاء الذين يشتركون فيه وموعده ، فضلا عن إعداد كافة الترتيبات اللازمة لعقد الاجتماع وإجراء المراجعة النهائية قبل الاجتماع ، وعادة ما يستعين رئيس الاجتماع بالأفلام أو الخرائط أو المذكرات أو الكتيبات كوسيلة للإيضاح تسهل مهمته ، وليستوعب الأعضاء ما يقدمه من معلومات .

مفهوم الاجتماع:

هو التقاء عدد من الأفراد في مكانٍ ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصل
لأهداف محددة.

وتعد العناصر التالية هي المقومات الرئيسة لنجاح الاجتماع، فبدونها لا يمكننا عقد اجتماع ناجح وفعّال نستطيع من خلاله تحقيق أهداف المنشأة من عقد الاجتماع.

الاجتماعات بأنها " عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي
في موضوع معين ".    

مقومات نجاح الاجتماعات:

يشترط لنجاح أي اجتماع أن يتوفر ما يلي:

• أن تتوفر سلطة عقد الاجتماع المتمثلة في رئيس الاجتماع بصرف النظر عن مستواه الوظيفي.
• أن يتوفر العدد القانوني لعقد الاجتماع المتمثل في عدد الأعضاء أو ثلث عدد الأعضاء، وذلك بحسب طبيعة نظام المنشأة فيما يتعلق بهذا الخصوص.
• أن يكون للاجتماع رئيس، يُختار من قِبَل السلطة العليا في المنشأة أو يتم انتخابه من بين الأعضاء.
• أن تتوفر في رئيس الاجتماع المهارات الإدارية لعقد الاجتماعات، والقدرة على إدارة الحاضرين له بفاعلية.
• أن يكون للاجتماع هدف يسعى لتحقيقه.
• أن تتوفر للاجتماع الوسائل المادية المناسبة من مكان وتسهيلات مادية تساهم في إنجاحه.
• أن يتم الاستعداد المسبق للاجتماع وبالتنسيق مع جميع الأطراف المعنية به.

انواع الاجتماعات:

• الاجتماعات الدورية: هي تلك الاجتماعات التي يتم عقدها على فترات زمنية منتظمة لمناقشة موضوعات محددة بصفةٍ مستمرة في المنشأة مثل أعمال اللجان المختلفة داخل المنشأة.
• الاجتماعات الطارئة: هي تلك الاجتماعات التي تعقد في حالات الطوارئ، وغالبًا يكون الاستعداد لها بشكل مفاجئ، ويجب على السكرتير أن تكون لديه خطة مسبقة تمكنه من القيام بالترتيب للاجتماع الطارئ وفق آليات تسهل له عقد مثل هذه الاجتماعات.
• الاجتماعات الدولية: وهي تلك الاجتماعات التي تعقد على مستوى عالٍ كاجتماعات مندوبي الدول أو اجتماعات المديرين التنفيذيين لشركات عالمية.
• الاجتماعات الإقليمية: وهي تلك الاجتماعات التي تتم بين ممثلين لأقاليم لمناقشة موضوعات محددة، وغالبًا ما يكون التجهيز لتلك الاجتماعات معدًّا مسبقًا وبوقتٍ كافٍ.
• الاجتماعات السرية: بعض الاجتماعات تأخذ الطابع السري ولا تعلن نتائجها إلا لأعضائها لأسباب معينة. كالاجتماعات التي تتعلق بأمن المنشأة أو بصناعة منتج جديد مثلًا.

اهمية الاجتماعات:

تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية ، وتأتي أهميتها في دورها الحيوي كوسيلة اتصال فعالة في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات، حيث يمكن من خلالها تحقيق الأمور التالية :

1. التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة ، وذلك من خلال تنوع خبرات وتخصصات الأعضاء ونقاشاتهم البناءة القائمة على المشورة وتبادل الرأي .
2. التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية بعكس القرارات الفردية التي تعتمد على قدرات شخصية وتتسم أحيانا بالتحيز والمصالح الشخصية .
3. التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة
   أو مع المنظمات الأخرى .
4. إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة ( التدريب ) .
5. إتاحة الفرصة للقادة الإداريين والمشتركين في الاجتماع لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين ، كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب
   وشكاوى العاملين .

للمزيد من المقالات التدريبية المهمة والقصص التربوية المشوقة يمكنكم الضغط هنا