الاجتماعات هي جميع أشكال اللقاءات التي تتم بين الأفراد لتبادل الأفكار والآراء والمعلومات وتحقيق التفاهم بين المجموعة، وتعتبر الاجتماعات بكافة أشكالها أداه اتصال فعالة تستعين بها الإدارة في حل مشكلات العمل أو الحصول على البيانات والمعلومات لاتخاذ القرارات ورسم الخطط ، وتبادل وجهات النظر ومناقشتها مع العاملين أو مع فئات جمهور المتعاملين مع المنشأة والهيئات الخارجية .
والاجتماعات وسيلة هامة من وسائل التنسيق ، وهى بذلك تساعد على تحقيق أهداف المنشأة وأهداف الإدارات المختلفة فيها لأنها تحقق وحده الفكر والفهم لأهداف المنشأة وخططها وسياساتها كما تساعد أيضا على اتخاذ قرارات سليمة خاصة في المشاكل المعقدة التي تتطلب تبادل الخبرات وذلك لما تتيحه من المشاركة ، وعدم الاعتماد على التخمين في حل المشاكل ، وتصور العوامل التي تؤثر فيها فضلا عما تسهم فيه في تحقيق التعاون ورفع الروح المعنوية ، وتنمية العلاقات الإنسانية في المنشأة وتحقيق المزيد من الترابط والفهم المشترك والتعاون بين المنشأة وجماهيرها الخارجية ، فالتفكير الجماعي يزيد من القدرة على العمل الجماعي ، كما أنه يسهل أن يتقبل الأفراد القرارات التي ساهموا في اتخاذها في الاجتماع ، وترتفع روحهم المعنوية حيث يشعر كل منهم بالاعتراف بجهوده في الوصول إلى القرار أو إلى حل مشكلة معينه .
ولكي يحقق الاجتماع أهدافه يجب أن يخطط له بحيث يحدد الغرض منه ، فلا يطلب من العضو التوجه إلى اجتماع دون أن يعرف الغرض منه ، كما يجب أن تحدد موضوعات المناقشة في الاجتماع والأعضاء الذين يشتركون فيه وموعده ، فضلا عن إعداد كافة الترتيبات اللازمة لعقد الاجتماع وإجراء المراجعة النهائية قبل الاجتماع ، وعادة ما يستعين رئيس الاجتماع بالأفلام أو الخرائط أو المذكرات أو الكتيبات كوسيلة للإيضاح تسهل مهمته ، وليستوعب الأعضاء ما يقدمه من معلومات .
المحتويات الفنية للحقيبة التدريبية:
الجلسة التدريبية الأولى:
- تعارف وافتتاح للبرنامج التدريبي وكسر الجمود.
الجلسة التدريبية الثانية:
- فيديو تدريبي.
- نشاط تدريبي.
- مفهوم الاجتماع.
- مقومات نجاح الاجتماعات.
- نشاط تدريبي.
- أنواع الاجتماعات.
الجلسة التدريبية الثالثة:
- فيديو تدريبي.
- نشاط تدريبي.
- أهمية الاجتماعات.
- أسباب انعقاد الاجتماعات.
- تخطيط وخطوات الاجتماعات.
- نشاط تدريبي.
- خطوات الاجتماع.
الجلسة التدريبية الرابعة:
- فيديو تدريبي.
- نشاط تدريبي.
- مراحل إدارة الاجتماعات.
- نشاط تدريبي.
- أهم الأدوار المطلوبة من رئيس الاجتماع.
- ما يعلمه منظم أو مدير الاجتماع قبل الاجتماع.
الجلسة التدريبية الخامسة:
- فيديو تدريبي.
- تقييم فعالية الاجتماع.
- القيادة وأساليب إدارة الاجتماعات الفعالة.
- نشاط تدريبي.
- أدوار القيادة في مراحل إدارة الاجتماعات.
- نشاط تدريبي.
- صفات قادة الاجتماعات.
- الإتقان الوظيفي.
الجلسة التدريبية السادسة:
- فيديو تدريبي.
- نشاط تدريبي.
- الثقة بالنفس.
- نشاط تدريبي.
- التكيّف مع متطلبات وضغوط العمل.
الجلسة التدريبية السابعة:
- فيديو تدريبي.
- المبادرة.
- نشاط تدريبي.
- العمل بروح الفريق.
- الاحترام وتقدير الذات.
- نشاط تدريبي.
- التواضع ولين الجانب.
الجلسة التدريبية الثامنة:
- فيديو تدريبي.
- نشاط تدريبي.
- أدوار القائد في مراحل إدارة الاجتماعات.
- مكونات عملية الاتصال.
- نشاط تدريبي.
- نصائح للاتصال الفعّال.
- مقترحات للقادة لحسن ادارة الاجتماعات طبقا للمراحل الثلاثة.
الجلسة التدريبية التاسعة:
- فيديو تدريبي.
- نشاط تدريبي.
- علاقة إدارة الوقت بإدارة الاجتماعات.
- نشاط تدريبي.
- كيفية احتواء الأنماط المختلفة من الأعضاء في الاجتماع.
- سلبيات تعوق جني الثمرة من وراء الاجتماع.
الجلسة التدريبية العاشرة:
- اختتام للبرنامج التدريبي واستطلاع للآراء.
0 التعليقات:
إرسال تعليق