إدارة الوقت

يمكن تعريف علم إدارة الوقت بأنه : أحد فروع علم الإدارة التي تهتم باستثمار الوقت والاستفادة منه قدر الإمكان بكل فعالية وكفاءة، والحد من فرص إضاعته وهدره دون جدوى، وتسخيره بزيادة إنتاجية العاملين في وقت محدد.

• يعتبر استثمار الوقت والاستفادة منه من سمات المدير الناجح، وهي التي تضع حداً فاصلاً بين الشخص الناجح والفاشل، وتعتبر سمة تنظيم الوقت وتقسيمه لتحقيق الأهداف والواجبات واحدة من سُبل النجاح.

• إدارة الوقت فى حياتنا الخاصة والوظيفية

يستمد الوقت أهميته فى حياة البشر عموماً لكونه السبيل الوحيد لبلوغ الأهداف وتحقيق الغايات. والوقت هو أحد الموارد الطبيعية النادرة التى يجب أن يحسن استغلالها إذا ما أراد الإنسان أن تكون له بصمة فى مسيرة حياته الشخصية.

قد يكون من الصعب للغاية تحديد مفهوم معين للوقت ، إذ قد يختلف إدراكات الناس له من فئة لأخرى أو من مجتمع لآخر.

ويتمثل مفهوم الوقت بصفة عامة فى وجود علاقة منطقية لارتباط الأحداث أو الأنشطة والتى قد يعبر عنها فى صيغة الماضى أو الحاضر أو المستقبل. ومن ثم يعتبر الوقت وحدة قياس الإنجازات على مستوى الأفراد أو الجماعات أو المؤسسات أو الشعوب .

يجب على كلّ إنسان أن يسعى لاستغلال وقته بكلّ ما هو مفيد له، ولذلك يجب أن يضع برنامجاً يوضّح فيه الأعمال التي عليه إنجازها؛ حيث إنّ تنظيم الوقت يفيدك في عدّة أمور، منها:

1- رفع الإنتاجية والسرعة في إنجاز المهام.

2- إيجاد حلول سريعة للمشاكل بجهود أقل.

3- تحقيق الاستقرار بشتى المجالات سواء النفسية أو العاطفية أو الاجتماعية.

4- يتخلص الإنسان من ضغط العمل وبذلك يشعر بالسعادة والتفاؤل.

5- تساعد إدارة الوقت على تحسين نوع العمل وإنجازه بوقت قياسي وبالتالي الحصول
    على نتائج أفضل.

6- كسب وقت أكبر لقضائه في الاستراحة.

7- تحقيق التطوير الذاتي والأهداف الشخصية.

يوجد عدة سمات مميزة للوقت ، تمثل فى الواقع تحديات للمسئول فىأى مؤسسة ، وتستلزم منـه الحرص الشديد على استغلال كل دقيقة بل كل ثانية متاحة له، ومن أبرز هذه السمات:

• الوقت مورد محدود: فأنت تستطيع أن تطلب الموافقة على زيادة المخصصات المالية للكلية أو القسم العلمى، إلا أنك لا تستطيع أن تطلب زيادة فى الوقت الخاص بالفصل الدراسى أو السنة الدراسية مثلاً.

• الوقت لا يمكن تعويضه: فقد يمكنك تعويض الأشخاص الذين يتركون العمل بالكلية أو القسم، كما يمكنك استبدال حاسبك الشخصى القديم بآخر حديث ، إلا أنه يستحيل عليك تعويض ما فاتك من وقت ، فكل دقيقة من كل ساعة تذهب لن تعود أبداً.

يمتلك كل الناس قدراً متساوياً من الوقت : فالوقت الذى يمتلكه رئيس الجامعة هـو ذات الوقت الذى يمتلكه عميد الكلية أو رئيس القسم أو حتى عضو هيئة التدريس العادى .

مظاهر مشكلة الوقت:

• تنشأ مشكلة الوقت لدى المديرين في المستويات الإدارية المختلفة حيث تواجههم غالبا مشكلة إنجاز الأعمال المطلوبة منهم في الوقت المحدد أو المتاح أمامهم . والملاحظ أن هناك إزديادا دائما ومستمرا في مهامهم و واجباتهم ، وبصفة خاصة عند الصعود على سلم الترقي للمناصب الأعلى .

• ومن الطبيعي ألا يستطيع المدير زيادة عدد ساعات اليوم للمدير حتى يواجه متطلبات المهام والواجبات الجديدة التي تضاف إليه ، ولكنه يستطيع إعادة تقييم هذه المهام والمنطلبات ، ويقوم بأداء ما يتطلبه موقعه الجديد دون الإصرار على الاحتفاظ بالقديم

• ويفتقد الكثير من رجال الإدارة هذه القدرة مما يؤدي إلى تداخل الأعمال وتراكمها وتعطل الكثير منها ، مما ينعكس أثره على العمل والعاملين ، وبالتالي الناتج النهائي للمنظمة .

للمزيد من القصص المؤثرة والانشطة التدريبية والمقالات العلمية والحقائب التدريبية يمكنكم الضغط هنا